Cuando se realiza un cambio de administración en una propiedad horizontal, es fundamental que el proceso de entrega sea ordenado, transparente y documentado. Una entrega mal hecha puede generar problemas financieros, operativos y administrativos que afecten a la comunidad de propietarios.
Para garantizar una transición eficiente, se recomienda contar con un tercero especializado que actúe como garante del proceso, asegurando imparcialidad y cumplimiento de las obligaciones de la administración saliente.
Elementos clave en la entrega de administración
Para que la nueva administración pueda desempeñar su labor de manera óptima, es fundamental recibir toda la información y documentación relevante. A continuación, se detallan los aspectos más importantes a entregar:
- Estados financieros: Balance general, estado de pérdidas y ganancias, estados de cuenta de copropietarios y proveedores.
- Cuentas bancarias: Revisión de usuarios y claves de acceso, saldo actual, entrega de tokens (si los hay) y coordinación de medidas de seguridad. El administrador saliente también puede decidir bloquear la cuenta temporalmente hasta que la nueva administración realice la actualización de su representación legal.
- Contratos vigentes: Documentación de contratos con proveedores, empresas de mantenimiento, seguros, vigilancia y otros servicios, incluyendo fechas de renovación y pagos pendientes en caso de servicios periódicos.
- Actas y reglamentos: Actas de asambleas y consejo, decisiones del consejo de administración y reglamento interno de la copropiedad.
- Inventario de activos: Relación de bienes de la copropiedad, incluyendo mobiliario, equipos y herramientas.
- Obligaciones legales y tributarias: Pagos pendientes de impuestos, seguridad social y demás compromisos financieros.
- Bases de datos: Información actualizada de copropietarios, residentes y proveedores.
- Accesos informáticos: Credenciales de acceso al correo institucional, almacenamiento en la nube y sistemas de información como facturación, contabilidad y control de residentes, asegurando que sean propiedad de la copropiedad.
¿Por qué contar con un tercero especializado?
Incluir a un experto externo en el proceso de entrega garantiza objetividad y permite detectar posibles inconsistencias o irregularidades. Algunas ventajas de contar con un tercero son:
- Mayor transparencia: Se evita la manipulación de la información y se genera confianza en los copropietarios.
- Verificación de documentos: Se asegura que toda la documentación entregada sea correcta y esté completa.
- Auditoría de procesos: Un experto puede revisar la gestión anterior y proponer mejoras para la nueva administración.
- Seguridad para el futuro: Previene conflictos al dejar constancia documentada de la información entregada, evitando que la nueva administración atribuya errores o faltantes a la gestión anterior. Esto permite a los copropietarios validar la información con el informe de entrega.
Conclusión
Una entrega de administración bien hecha es clave para la continuidad y estabilidad de una copropiedad. La transparencia, el orden en la documentación y la imparcialidad en el proceso garantizan una transición efectiva y sin inconvenientes. Contar con un tercero especializado es una inversión que puede prevenir futuros problemas y fortalecer la gestión administrativa.
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