Cambiar la administración de un edificio o condominio en Colombia es una decisión importante que puede impactar el bienestar de todos los residentes. En este artículo, te explicamos cómo y cuándo realizar este cambio, los aspectos clave a considerar y cómo gestionar el proceso de forma eficiente.
¿Cuándo cambiar la administración?
- Desempeño ineficiente: Si la administración actual no está cumpliendo con sus responsabilidades, como el mantenimiento de las zonas comunes, la transparencia financiera o la atención a los residentes, puede ser momento de considerar un cambio.
- Falta de comunicación: Una administración efectiva debe mantener una comunicación fluida con los copropietarios y residentes. Si esta se ve afectada, puede generar malestar entre los vecinos.
- Irregularidades financieras: Problemas como retrasos en la entrega de informes financieros o dudas sobre la gestión del presupuesto pueden ser motivos válidos para realizar un cambio.
- Finalización del contrato: El contrato con la administración suele tener una duración específica. Antes de que expire, los copropietarios pueden evaluar si desean renovar o buscar una nueva administración.
¿Cómo realizar el cambio de administración?
El cambio de administración en una propiedad horizontal implica seguir un proceso claro y cumplir con ciertos requisitos legales. A continuación, te explicamos los pasos clave:
1. Revisión del contrato actual
El primer paso es revisar el contrato vigente con la administración actual. Verifica la fecha de expiración y las condiciones para la terminación del mismo. En muchos casos, se requiere una notificación previa con un período específico, por lo que es esencial cumplir con este requisito para evitar conflictos legales.
2. Decisión del Consejo de Administración
Por lo general, el Consejo de Administración es el órgano encargado de nombrar y remover administradores en la propiedad horizontal. Aunque en ciertos casos la Asamblea General de Copropietarios también puede intervenir en este proceso, lo más habitual es que el Consejo tome la decisión según las facultades que le otorga el Reglamento de Propiedad Horizontal.
El Consejo de Administración debe evaluar el desempeño de la administración actual, identificar los problemas y definir los criterios para seleccionar una nueva administración.
3. Búsqueda y selección de la nueva administración
El Consejo de Administración debe analizar diferentes opciones y evaluar administradores o empresas de administración con experiencia en propiedad horizontal. Es recomendable:
4. Notificación de la decisión
Una vez tomada la decisión, es fundamental notificar formalmente a la administración saliente la terminación del contrato. Esta notificación debe realizarse por escrito y dentro de los términos establecidos en el contrato para evitar inconvenientes legales.
5. Transición ordenada de la nueva administración
Es fundamental planificar la transición de manera eficiente. La nueva administración debe recibir todos los documentos financieros, actas de asambleas, contratos vigentes con proveedores y cualquier otro archivo relevante. Además, se recomienda que los copropietarios estén atentos durante el proceso para asegurarse de que todo se desarrolle de manera fluida.
Aspectos legales a tener en cuenta
El cambio de administración debe estar respaldado por el régimen de propiedad horizontal de Colombia, que se regula mediante la Ley 675 de 2001. Esta normativa establece los derechos y responsabilidades de los copropietarios, así como las funciones de la administración y del consejo de administración.
Consejos para elegir una nueva administración
- Transparencia: Busca una administración que ofrezca informes financieros claros y detallados.
- Experiencia: Asegúrate de que la empresa tenga experiencia en la gestión de edificios o conjuntos residenciales similares al tuyo.
- Servicios integrales: Evalúa si la nueva administración ofrece una gama completa de servicios, incluyendo mantenimiento, atención al cliente, contabilidad y gestión de proveedores.
- Atención al cliente: La capacidad de respuesta a las inquietudes de los residentes es un aspecto clave.
- Tecnología: Es importante que la administración cuente con software y sistemas que ayuden a optimizar y comunicar sus procesos.
Conclusión
Cambiar la administración de un edificio o conjunto residencial es un proceso que requiere planificación, consenso y cumplimiento de la normativa legal. Si sigues estos pasos y te asesoras correctamente, podrás asegurar una transición fluida y beneficiosa para todos los residentes.
¿Tienes dudas sobre cómo cambiar la administración de tu copropiedad? En Conexión PH te asesoramos en cada etapa del proceso, brindando soluciones transparentes y eficaces para una gestión más eficiente de tu propiedad horizontal.
